Czy każda zmiana najemcy wymaga nowej deklaracji VAT-26?

Pytanie podatnika
„Czy prawidłowe jest, że zgłaszam VAT-26 jednokrotnie dla samochodu przy pierwszym wydatku, a kolejne przekazania pomiędzy najemcami nie wymagają aktualizacji deklaracji, jeśli cel użycia się nie zmienia?”

Opis problemu
Podatnik wynajmuje od podmiotu powiązanego flotę samochodów osobowych (do 3,5 t) i korzysta z nich wyłącznie w działalności gospodarczej. Ten sam pojazd może być w różnych miesiącach używany przez różnych najemców, lecz każdy prowadzi ewidencję GPS. Podatnik złożył VAT-26 po pierwszym wydatku, ale zastanawia się, czy za każdym przekazaniem auta między najemcami trzeba ponownie składać deklarację.

Stanowisko wnioskodawcy
Podatnik uważa, że jednorazowe zgłoszenie VAT-26 przy pierwszym użyciu wystarcza, o ile pojazd w umowie nadal służy wyłącznie celom firmowym. Kolejne użycie przez innych najemców nie zmienia sposobu wykorzystania i nie wymaga aktualizacji.

Stanowisko organu (rozstrzygnięcie)
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że przekazanie pojazdu innemu najemcy oznacza czasowe zaprzestanie wykorzystania go przez podatnika. Ponieważ w tym okresie podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu, dochodzi do zmiany wykorzystywania pojazdu i trzeba złożyć aktualizację VAT-26 zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT.

Uzasadnienie organu (esencja)
Podatnik ma prawo do 100% odliczenia VAT, gdy pojazd jest używany wyłącznie w firmie i potwierdzone to ewidencją. Gdy auto trafia czasowo do innego najemcy, nie jest używane przez niego, co jest zmianą wykorzystywania. W takiej sytuacji VAT-26 należy zaktualizować, a po powrocie auta do użytkowania przez podatnika – ponownie złożyć deklarację, by odliczyć pełny VAT.

Praktyczne znaczenie dla przedsiębiorców
Jeśli wynajmujesz lub leasingujesz auta i przekazujesz je w ramach powiązanych firm, pamiętaj o:

• Aktualizacji VAT-26 za każdym razem, gdy auto przestaje być w Twojej ewidencji.
• Ponownym zgłoszeniu VAT-26 przy powrocie pojazdu do Twojej firmy.
  Dzięki temu zachowasz prawo do pełnego odliczenia podatku.

Dane podstawowe

• Sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.420.2024.2.OS
• Data: 5 września 2024 r.
• Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej