Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany w definicji momentu wystawienia i otrzymania faktury, co wiąże się z szeregiem terminów i potencjalnych pułapek dla podatników.

Data wystawienia a data wysłania oraz nadania numeru KSeF:

• Data wystawienia w trybie ONLINE: W standardowym trybie pracy datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej przesłania do KSeF. Kluczowym warunkiem jest tożsamość daty wpisanej przez podatnika w polu P_1 z datą faktycznej wysyłki pliku XML do systemu.
• Pułapka „daty z przyszłości”: System odrzuci plik XML na bramce, jeśli w polu P_1 zostanie wskazana data późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF. Nie można antydatować faktur w trybie online.
• Pułapka „przesunięcia północy”: Jeśli podatnik wyśle fakturę 1 lutego o 23:50, a system nada jej numer KSeF 2 lutego o 00:01, datą wystawienia pozostaje 1 lutego (dzień wysyłki), ale datą otrzymania przez nabywcę będzie już 2 lutego (dzień przydzielenia numeru). Ma to bezpośredni wpływ na moment odliczenia VAT u nabywcy.
• Tryb OFFLINE24 (Art. 106nda): Pozwala na wystawienie faktury lokalnie (datą wystawienia jest data z pola P_1), ale nakłada obowiązek przesłania jej do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym.
• Terminowość w OFFLINE24: Jeśli data wysyłki faktury ONLINE jest późniejsza niż data w polu P_1, system automatycznie uznaje ją za wystawioną w trybie offline24. Należy jednak pilnować terminu „następnego dnia roboczego” – od 1 stycznia 2027 r. za spóźnienie będą grozić kary pieniężne.
• Blokada faktur korygujących: Fakturę korygującą do dokumentu wystawionego w trybie offline24 można wystawić dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

Certyfikowana Księgowa

Aneta Bąk