Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. dotyczy podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. była równa lub niższa niż 200 mln zł. Istnieje jednak kilka grup podmiotów oraz rodzajów transakcji, które są zwolnione z tego obowiązku w tym terminie lub mogą korzystać z okresów przejściowych.
Oto szczegółowa lista podmiotów i sytuacji, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.:
1. Podatnicy o małej skali sprzedaży (do końca 2026 r.)
Podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) dokumentowana fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF aż do 31 grudnia 2026 r.. Prawo to tracą począwszy od faktury, którą przekroczono ten limit.
2. Faktury dla konsumentów (B2C)
Z obowiązku stosowania KSeF na stałe wyłączone są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Podatnicy mogą jednak zdecydować się na ich wystawianie w systemie dobrowolnie.
3. Podmioty zagraniczne
Obowiązek nie dotyczy podatników, którzy:
nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług.
4. Procedury szczególne (OSS i IOSS)
Z KSeF wyłączone są faktury dokumentujące czynności rozliczane w ramach procedur szczególnych:
Procedura OSS (nieunijna i unijna w określonym zakresie),
Procedura importu IOSS,
Usługi międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
5. Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP (okres przejściowy)
Do 31 grudnia 2026 r. nadal można wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących oraz uznawać za faktury uproszczone paragony fiskalne z NIP nabywcy do kwoty 450 zł. Możliwość ta zostanie całkowicie zlikwidowana 1 stycznia 2027 r..
6. Bilety i specyficzne usługi
Na podstawie rozporządzenia z obowiązku KSeF wyłączone są faktury w formie biletu jednorazowego dokumentujące:
przejazd autostradą płatną,
przewóz osób kolejami, taborem samochodowym, statkami czy samolotami,
usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego (Eurocontrol).
7. Faktury VAT RR
Wystawianie faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA (dokumentujących nabycie produktów od rolników ryczałtowych) w KSeF jest zawsze fakultatywne i zależy od woli rolnika ryczałtowego.
Warto pamiętać, że choć wymienione wyżej podmioty nie muszą wystawiać faktur w KSeF 1 kwietnia 2026 r., to od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy mają obowiązek odbierania faktur zakupowych przy użyciu tego systemu, jeśli ich dostawcy są już objęci obowiązkiem e-fakturowania.